In Ariadne steuerst du über Rechtegruppen, was Nutzer sehen und bearbeiten dürfen. Dieser Artikel erklärt dir, welche Gruppen es gibt, welche Rechte sie haben und wie du sie zuweist.
Standardrechte neuer Nutzer
Wenn ein neuer Ariadne-Nutzer angelegt wird – entweder manuell oder über Active Directory – erhält er automatisch die Rechte eines normalen Nutzers. Eine manuelle Zuordnung ist dafür nicht nötig.
Du kannst einem Nutzer darüber hinaus weitere Rechte einräumen oder bestehende Rechte einschränken:
| Rechte erweitern | Rechte einschränken |
|---|---|
Zuordnung zur KeyUserGroup, QMGroup, ResubmissionGroup oder ReportingGroup; Eintrag als Modulverantwortliche eines Moduls | Zuordnung zur ReadOnlyGroup |
Rechteübersicht einsehen und ändern
Als Key User kannst du über die Rechteübersicht einsehen, welche Gruppen in welchen Modulen lesen oder schreiben dürfen.
Über das Zahnrad-Symbol eines Moduls kannst du die Rechte einer Gruppe direkt anpassen.
Beschreibung der Rechtegruppen
| Gruppe | Beschreibung |
|---|---|
| Normale Nutzer | Alle registrierten Nutzer gehören automatisch zu dieser Gruppe. Sie haben alle Lese- und Schreibrechte, die für die tägliche Arbeit mit Ariadne nötig sind. |
| Seitenverantwortliche | Werden in den Metadaten jeder Seite festgelegt. Sie sind für den Inhalt verantwortlich und dürfen die inhaltliche Freigabe im Freigabeworkflow durchführen. |
| Modulverantwortliche | Werden pro Modul in den Moduleinstellungen festgelegt (eine Gruppe je Modul). Modulverantwortliche haben innerhalb ihres Moduls dieselben Rechte wie Key User: Sie dürfen alle Inhalte des Moduls immer lesen und bearbeiten, haben für alle Seiten des Moduls die Rechte eines Seitenverantwortlichen und können im Freigabeworkflow sowohl inhaltlich als auch formal freigeben. Administrative Werkzeuge wie Nutzer- und Gruppenverwaltung stehen ihnen nicht zur Verfügung. Details: Modulverantwortliche festlegen. |
KeyUserGroup | Ansprechpartner für normale Nutzer bei Bedienungsfragen. Key User haben im Freigabeworkflow alle Rechte zum Editieren und Freigeben und können auf administrative Werkzeuge zugreifen (Nutzerverwaltung, Gruppenverwaltung, Nutzungsstatistik, Aktualitätsprüfung). |
Unit-KeyUserGroup | Wie die KeyUserGroup, aber beschränkt auf eine einzelne Unit. Ansprechpartner für die Nutzer dieser Unit. |
QMGroup | Verantwortlich für die formale Freigabe im Freigabeworkflow sowie für die Struktur und formale Ausgestaltung von Ariadne. Moderiert Prozessaufnahmen. Siehe auch Die sieben Aufgaben eines Ariadne-Gärtners (extern). |
ReadOnlyGroup | Nutzer haben ausschließlich Leserechte. Typischer Anwendungsfall: externe Auditoren oder Kunden, die die Dokumentation einsehen sollen. |
ReportingGroup | Mitglieder erhalten Zugriff auf den Nutzungsreport. Key User sind automatisch Teil dieser Gruppe. |
ResubmissionGroup | Mitglieder dürfen die Wiedervorlage-Funktionalität konfigurieren. Key User sind automatisch Teil dieser Gruppe. |
RoleManagementGroup | Wenn das Rollenmanagement bestimmten Nutzern vorbehalten sein soll, trage sie hier ein. Bleibt die Gruppe leer, kann jeder Rollen bearbeiten. Details: Rollenmanagement in Ariadne. |
UserProfileManagementGroup | Mitglieder dürfen die editierbaren Attribute aller Nutzerprofile bearbeiten. |
AdminGroup | Reserviert für Modell Aachen zur technischen Einrichtung und Konfiguration. Kann nur von Modell Aachen administriert werden. |
Funktionen und Rechtegruppen im Prozesse-Modul
Die folgende Tabelle zeigt, welche Funktionen im Prozesse-Modul welchen Rechtegruppen zur Verfügung stehen. Seitenverantwortliche haben ihre Rechte nur für die eigenen Seiten, Modulverantwortliche für alle Seiten ihres Moduls.
| Funktion | ReadOnly | Normal | Reporting | Resubmission | QM | Seitenverantw. | Modulverantw. | Key User |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Inhalte lesen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Inhalte editieren (Entwurf / Änderungsvorschlag) | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Anhänge hochladen (Entwurf / Änderungsvorschlag) | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Nutzungsreport einsehen | – | – | – | ✓ | – | – | – | ✓ |
| Wiedervorlage konfigurieren | – | – | – | – | ✓ | – | – | ✓ |
| Inhaltlich freigeben | – | – | – | – | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Formal freigeben | – | – | – | – | ✓ | ✓ | – | ✓ |
| Inhalte archivieren (freigegebener Stand) | – | – | – | – | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Seitenverantwortlichen ändern, Seite verschieben, zusätzliche Freigeber festlegen | – | – | – | – | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Seiten mit Sichtschutz immer lesen und bearbeiten | – | – | – | – | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Moduleinstellungen bearbeiten (Modulberechtigungen, Modulverantwortliche) | – | – | – | – | – | – | ✓ | ✓ |
Modulverantwortliche festlegen
Für jedes Modul kannst du eine Gruppe als Modulverantwortliche hinterlegen. Die Mitglieder dieser Gruppe verwalten das Modul eigenständig, ohne dass sie Key User sein müssen.
- Öffne Werkzeuge > Rechteübersicht.
- Klicke beim gewünschten Modul auf das Zahnrad-Symbol (Modul Einstellungen bearbeiten).
- Wähle Modulverantwortliche und trage die gewünschte Gruppe ein.
- Klicke auf Speichern.
Modulverantwortliche dürfen innerhalb ihres Moduls:
- alle Inhalte immer lesen und bearbeiten, auch wenn Modul- oder Seitenberechtigungen eingeschränkt sind
- die Moduleinstellungen bearbeiten, z. B. Modulberechtigungen und Modulverantwortliche
- für alle Seiten des Moduls den Seitenverantwortlichen ändern, Seiten verschieben, zusätzliche Freigeber festlegen und Seiten archivieren
- im Freigabeworkflow die inhaltliche Freigabe erteilen und stellvertretend die formale Freigabe sowie die Freigaben zusätzlicher Freigeber erteilen, außerdem Änderungsvorschläge zurückweisen oder abbrechen
Nicht möglich sind für Modulverantwortliche: Nutzer- und Gruppenverwaltung, Nutzungsreport, Konfiguration der Wiedervorlage sowie das Anlegen neuer Module.
Nutzer einer Gruppe zuordnen
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Artikel Nutzer den Ariadne-Gruppen hinzufügen oder entfernen.
Key-User- und Modulverantwortlichen-Rolle: Hinweise und Best Practices
Key User können den Freigabeworkflow ohne Einschränkungen durchführen – also sowohl die inhaltliche als auch die formale Freigabe erteilen. Das ist praktisch, birgt aber ein Risiko: Wenn eine Person beides allein freigibt, kann das Vier-Augen-Prinzip verletzt werden und zu Abweichungen im Audit führen.
Unsere Empfehlungen
- Bei Unternehmen bis 200 Mitarbeitende: maximal 3 Key User
- Key User und Modulverantwortliche sollten ihre Freigaberechte nur in Ausnahmefällen nutzen, z. B. bei Krankheit eines Seitenverantwortlichen
- Die inhaltliche Freigabe liegt im Regelfall bei den Seitenverantwortlichen
- Die formale Freigabe wird vom QM durchgeführt (Nutzer in der
QMGroup, maximal 2 Personen)
Tipps und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung: Formale Freigabe durchführen – Checkliste.
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