Mit der passenden Rolle bekommt jedes Mitglied genau die Rechte, die es für seine Arbeit braucht. Vertrauliche Inhalte bleiben dabei im kleinen Kreis. Jedes Mitglied einer Organisation hat genau eine Rolle. Die Rollen bauen aufeinander auf: Ein Key User darf alles, was ein Employee darf, und ein Admin alles, was ein Key User darf.
Die passende Rolle für jedes Mitglied
Employee
Für alle, die im Alltag mitarbeiten
Du siehst alle nicht vertraulichen Datensätze, legst neue an und bearbeitest die Datensätze, für die du verantwortlich bist oder an denen du beteiligt bist. Neue Mitglieder starten automatisch mit dieser Rolle.
Damit kannst du
- Datensätze anlegen, kopieren und aus dem Katalog übernehmen
- eigene Datensätze bearbeiten und als verantwortliche Person verwalten
Key User
Für alle, die die Inhalte fachlich steuern
Du siehst und bearbeitest alle Datensätze, auch vertrauliche. So behältst du den Überblick und hältst die Stammdaten für alle sauber.
Das kommt dazu
- alle Datensätze lesen, bearbeiten und verwalten
- Datensätze archivieren und wiederherstellen
- Tags, Kategorien sowie Risiko- und Maßnahmenkatalog pflegen
Admin
Für alle, die die Organisation einrichten
Du hast alle Rechte eines Key Users und richtest zusätzlich die Organisation ein: Einstellungen, Mitglieder und Datenimport.
Das kommt dazu
- Risikobehandlung, BIA-Konfiguration und Informationsklassifizierung festlegen
- Mitglieder verwalten und Rollen vergeben
- Daten per Data import aus Excel übernehmen
Wer an einem Datensatz mitarbeiten darf
Unabhängig von der Rolle legst du an jedem Datensatz fest, wer ihn betreut und wer ihn sehen darf.
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Verantwortlich | Darf den Datensatz bearbeiten und verwalten. |
| Beteiligte Person | Darf den Datensatz bearbeiten, aber nicht verwalten. |
| Vertraulich | Nur Key User, Admins, die verantwortliche und die beteiligten Personen sehen den Datensatz. |
Bearbeiten oder verwalten: der Unterschied
| Recht | Umfasst |
|---|---|
| Bearbeiten | Titel, Inhalt, Tags, Kategorie, Ariadne-Referenzen, Verknüpfungen, Dokumente, Abhängigkeiten und KI-Vorschläge |
| Verwalten | Verantwortliche und beteiligte Personen, Vertraulichkeit, Status, Bewertungen und Klassifizierungen, BIA, Risikobehandlung und Wirksamkeitsprüfung von Maßnahmen. Wer verwalten darf, darf auch bearbeiten. |
Was du mit Assets, Risiken, Maßnahmen, Informationen und Geschäftsprozessen tun kannst
| Aktion | Employee | Key User | Admin |
|---|---|---|---|
| Lesen | Alle nicht vertraulichen Datensätze. Vertrauliche nur als verantwortliche oder beteiligte Person. | ✓ | ✓ |
| Anlegen, kopieren, aus Katalog anlegen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bearbeiten | Als verantwortliche oder beteiligte Person | ✓ | ✓ |
| Verwalten | Als verantwortliche Person | ✓ | ✓ |
| Archivieren und wiederherstellen | – | ✓ | ✓ |
Archivierte Datensätze sind schreibgeschützt. Für sie gelten dieselben Sichtbarkeitsregeln wie für aktive Datensätze.
Wer Einstellungen und Stammdaten anpassen darf
| Bereich | Lesen | Ändern |
|---|---|---|
| Tags, Kategorien, Risiko- und Maßnahmenkatalog | Alle | Key User, Admin |
| Risikobehandlung, BIA-Konfiguration, Informationsklassifizierung | Alle | Admin |
| Mitglieder und Rollenvergabe | Alle | Admin |
| Data import (Excel) | Admin | Admin |
| Bewertungsschema, Integrationen (Ariadne) | Support | Support |
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