Anwenderschulung durchführen neue Mitarbeitende schulen

So bereitest du eine Q.wiki-Anwenderschulung optimal vor und führst deine Teilnehmenden sicher durch den Ablauf – vom ersten Login bis zur ersten eigenen Änderung.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Material zur Vorbereitung nutzen

Nutze vorhandenes Material, um dich inhaltlich und methodisch auf die Schulung vorzubereiten.

Weitere Quellen:

• 7 Tipps für eine gute Prozesslandkarte – wie eine gute Prozesslandkarte aufgebaut ist
• Prozessmodellierung: Ist vs. Soll – welche Prozesse beschrieben werden sollten
• 6 Tipps für eine gute Prozessbeschreibung – wie Prozesse beschrieben werden können
• Modell Aachen Academy – Key-User- und Projektleiter-Schulungen
• Webinare & Veranstaltungen 

Schulung vorbereiten

Ablauf der Schulung

1. Das Prinzip von Q.wiki einleiten

Erkläre das Wiki-Prinzip über den Vergleich mit Wikipedia – mit dem Unterschied, dass es bei Q.wiki um unternehmensinternes Wissen geht.

Transparent

Egal wer ich bin: Ich überblicke die Prozesse des gesamten Unternehmens, verstehe Zusammenhänge und kann Schnittstellenverluste erkennen.

Kollaborativ

Egal wer ich bin: Ich kann an Prozessen mitwirken und Änderungen einbringen. So nutzen wir das Wissen aller und gestalten Best Practices dezentral.

Echtzeit

Änderungen werden über einen Freigabeworkflow umgehend umgesetzt – Q.wiki entwickelt sich so kontinuierlich weiter.

Nenne kurze Beispiele zu unternehmensinternen Prozessen, die jeden betreffen, etwa den Urlaubsantrag oder die Reisekostenabrechnung.

2. Prozesslandkarte und 2. Prozessebene vorstellen

Die Prozesslandkarte ist nach dem Aachener Qualitätsmanagement-Modell aufgebaut und bildet das Unternehmen ab: Sie macht deutlich, wie das Unternehmen funktioniert und Geld verdient, dient als Navigationsübersicht für alle Mitarbeitenden und ist komplett personalisierbar.

Die 2. Prozessebene ist eine Art Inhaltsverzeichnis. Stelle dabei die Leitfrage: Wie muss ein gutes Inhaltsverzeichnis aussehen, damit ich mich zurechtfinde?

Spanne den Bogen zur Einleitung: Prozesse sind nicht starr – jeder kann daran mitgestalten, um sie zu verschlanken oder verständlicher zu machen.

3. Eine Prozessbeschreibung live erkunden

Navigiere gemeinsam mit den Teilnehmenden über Prozesslandkarte > Mitarbeitende > Mitarbeitende einstellen > Mitarbeitende einarbeiten und erläutere dabei:

• Den Seitenkopf
• Das Flowchart
• Die verschiedenen Seitentypen
• Den Aufbau der Prozesstabelle mit den Spalten „Was ist zu tun?" und „Wie tue ich es?"
• Funktionen wie Anhänge, Links und Mailvorlagen
• Wie eine Arbeitsanweisung in der Prozessbeschreibung verknüpft ist, am Beispiel „Mitarbeitende einarbeiten"
• Das Prinzip von vor- und nachgelagerten Prozessen

4. Änderungen einbringen und freigeben

Zeige, wie eine Änderung vorgeschlagen wird, und nimm gemeinsam mit den Teilnehmenden ein paar Änderungen an der Seite vor. Bei computer-affinem Publikum kannst du hier bereits mit Funktionen wie Link, Bild oder Anhang arbeiten.

Starte anschließend den Freigabeworkflow, um die geänderten Inhalte freizugeben. Erkläre dabei:

• Den Workflow mit Bezug auf den Seitenkopf und die darin enthaltenen Rollen
• Die Funktion „Vergleich mit freigegebenem Stand"
• Die Historienfunktion

5. Navigation zeigen

• Navigation über die Prozesslandkarte
• Suchfunktion zeigen

6. Q.wikinger-Touren gemeinsam durchspielen

Beantworte vor dem Durchspielen kurz die wichtigsten Fragen zum Q.wikinger: Was ist er, wo findet man ihn und was ist im Umgang mit ihm zu beachten? Stehe für Rückfragen zur Verfügung.

• Führt den Login in Q.wiki gemeinsam durch
• Die Touren sollten alle Teilnehmenden komplett durchspielen

7. Gemeinsam abschließen

Führe eine Fragerunde durch und schließe die Schulung motivierend ab. Erkläre dabei:

• Dass ab jetzt in Q.wiki gearbeitet werden kann, und motiviere dazu, sich einzubringen – nur so lebt Q.wiki
• Dass Prozesse einfach und schnell veränderbar sind und umgehend veröffentlicht und genehmigt werden können
• Dass Schwarmintelligenz alle gemeinsam voranbringt
• Dass Schulungsvideos, Fachartikel und das Help Center jederzeit zur Vertiefung zur Verfügung stehen