Geschäftsprozesse sind dein Einstieg ins ISMS. Wenn du sie anlegst und mit den Informationen verknüpfst, die darin verarbeitet werden, berechnet Ariadne ISMS den Schutzbedarf des Prozesses automatisch. So weißt du später bei jedem System, warum es wie stark geschützt werden muss.
Voraussetzungen
- Du hast Zugriff auf Ariadne ISMS. Anlegen dürfen alle Rollen, auch Mitarbeitende.
- Für Änderungen am Prozess bist du unter Personen als Verantwortlich oder Beteiligte Person eingetragen, oder du hast die Rolle Key User bzw. Admin.
- Für die Übernahme aus Ariadne muss die Ariadne-Integration für deine Organisation eingerichtet sein. Das übernimmt der Ariadne-Support.
Den passenden Weg zum neuen Prozess wählen
Du startest immer über Geschäftsprozesse > + Erstellen. Im Dialog wählst du einen von zwei Reitern.
Manuell anlegen
Reiter Manuell
Du gibst Titel und Beschreibung selbst ein. Pflicht ist nur der Titel. Ideal, wenn der Prozess in Ariadne noch nicht beschrieben ist oder du erst einmal grob starten willst.
Wann nutze ich das?
- Es gibt noch keine passende Prozessseite in Ariadne.
- Du willst im Workshop schnell eine erste Prozessliste erfassen.
Aus Ariadne übernehmen
Reiter Aus Ariadne übernehmen
Du wählst eine Prozessseite aus deinem Managementsystem. Titel und Zusammenfassung der Seite werden als Vorschlag eingetragen, die Seite ist direkt als Verweis hinterlegt. So nutzen QM und Informationssicherheit dieselben Prozesse.
Wann nutze ich das?
- Der Prozess ist in Ariadne bereits beschrieben.
- Du willst, dass die KI später bessere Vorschläge für Informationen macht.
Prozess aus Ariadne übernehmen
- Öffne Geschäftsprozesse und klicke auf + Erstellen.
- Wähle den Reiter Aus Ariadne übernehmen.
- Gib im Feld Ariadne-Seiten suchen… mindestens zwei Zeichen ein und wähle die passende Seite.
- Prüfe Titel und Inhalt. Beides kannst du vor dem Anlegen anpassen. Die gewählte Seite siehst du unter Ariadne-Seite, über Ändern wählst du eine andere.
- Klicke auf Erstellen.
Ariadne-Seiten mit dem Prozess verknüpfen
Über Ariadne-Referenzen in der Seitenleiste fügst du mit + weitere Seiten hinzu. So hast du alle Dokumente zum Prozess, etwa Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisungen, an einer Stelle im Blick.
- Ein Prozess kann mehrere Seiten referenzieren, und eine Seite kann zu mehreren Prozessen gehören.
- Ist eine Seite schon mit anderen Prozessen verknüpft, zeigt dir das ISMS einen Hinweis mit diesen Prozessen. Verknüpfen kannst du trotzdem.
- Angezeigt werden live: Titel, Seitentyp, Seitenverantwortlicher, Workflow-Status, Gültigkeit, Modul und letzte Änderung. Der Workflow-Status gehört zur Seite, nicht zum Prozess.
- Den Seiteninhalt öffnest du über den Link in Ariadne. Dort gelten deine Ariadne-Leserechte.
- Die Seitensuche findet alle Seiten in Prozessmodulen, unabhängig von deinen Ariadne-Rechten.
Was die Anzeige eines Verweises bedeutet
| Anzeige | Bedeutung | Was tun? |
|---|---|---|
| Eigenschaften + Link | Seite gefunden | – |
| Seite nicht gefunden | Seite wurde gelöscht oder ist nicht lesbar | Verweis prüfen und bei Bedarf selbst entfernen. Das ISMS entfernt Verweise nie automatisch. |
| Ariadne nicht erreichbar | Netzwerkfehler oder Zeitüberschreitung | Später erneut laden. Der Link bleibt erhalten. |
| Ariadne nicht verbunden | Für deine Organisation ist keine Ariadne-Integration eingerichtet | Wende dich an den Ariadne-Support. |
Informationen verknüpfen und KI-Vorschläge nutzen
Erst die verknüpften Informationen machen sichtbar, was im Prozess auf dem Spiel steht. Daraus entsteht der Schutzbedarf.
- Öffne den Prozess und klicke in der Seitenleiste bei Verarbeitete Informationen auf +.
- Die KI prüft zuerst die vorhandenen Verknüpfungen („KI-Vorschläge – Vorhandene Verknüpfungen werden geprüft…“). Das dauert etwa 20 bis 60 Sekunden.
- Unter Vorhandene Informationen verknüpfst du bereits vorhandene Informationen über das Link-Symbol.
- Unter Neue Informationen findest du Vorschläge mit dem Hinweis KI-Vorschlag. Mit + übernimmst du einen Vorschlag als neue Information.
- Gibst du einen Suchbegriff ein, sortiert das ISMS alle Informationen nach Ähnlichkeit.
Schutzbedarf des Prozesses ablesen
Sobald Informationen verknüpft und bewertet sind, zeigt dir die Seitenleiste den Schutzbedarf. Du musst dafür nichts eintragen.
| Bereich | So entsteht der Wert |
|---|---|
| Schutzbedarf Vertraulichkeit, Integrität | Höchster Wert aller verknüpften, bewerteten und nicht archivierten Informationen (Maximalprinzip). |
| Datenschutz | Personenbezogen, Art. 9 oder Art. 10 DSGVO, sobald mindestens eine verknüpfte Information das Merkmal hat. |
| Verfügbarkeit | Kommt nicht aus den Informationen, sondern aus der Business-Impact-Analyse (BIA) des Prozesses. |
- Unbewertete oder archivierte Informationen zählen nicht mit.
- Änderst du Verknüpfungen oder Bewertungen, rechnet das ISMS den Schutzbedarf automatisch neu.
- Den abgeleiteten Schutzbedarf kannst du nicht von Hand ändern. Willst du ihn anpassen, prüfe die Bewertung der Informationen.
Prozess pflegen und aufräumen
- Über das Menü … erreichst du Als vertraulich markieren, Archivieren, Tags und Kategorie.
- Unter Dokumente hängst du Nachweise an, unter Aktivität siehst du alle Änderungen.
- Löschen ist nicht möglich. Prozesse, die du nicht mehr brauchst, archivierst du.
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