Manche Einträge im ISMS sollen nur wenige Personen sehen, etwa eine bekannte, noch offene Schwachstelle oder ein Risiko zu einem sensiblen Projekt. Mit dem Kennzeichen „Vertraulich“ schränkst du den Zugriff auf einen einzelnen Datensatz ein, ohne dafür Rollen umzubauen. Alle anderen arbeiten ganz normal weiter und bekommen den Eintrag gar nicht erst zu sehen.
Voraussetzungen
- Du bist am Datensatz unter Personen als Verantwortlich eingetragen oder hast die Rolle
Key UseroderAdmin. Das Vertraulich-Kennzeichen gehört zu den Rechten zum Verwalten eines Datensatzes. - Das Kennzeichen gibt es an Geschäftsprozessen, Informationen, Assets, Risiken und Maßnahmen.
Vertraulich, Vertraulichkeit oder Archivieren: was brauchst du?
Drei Dinge klingen ähnlich, lösen aber ganz unterschiedliche Aufgaben. So findest du schnell das Richtige.
Vertraulich-Kennzeichen
Menü … > Als vertraulich markieren
Du legst fest, wer den Datensatz sehen darf. Der Inhalt und die Bewertung bleiben unverändert.
Wann nutze ich das?
- Für offene Schwachstellen, die nicht breit bekannt werden sollen
- Für Risiken und Maßnahmen zu sensiblen Themen, etwa Personal oder laufende Verhandlungen
Vertraulichkeit (Schutzziel)
Informationsschutzbedarf an der Information
Du bewertest, wie groß der Schaden wäre, wenn eine Information in falsche Hände gerät. Daraus leitet das ISMS den Schutzbedarf von Prozessen und Assets ab. Wer den Datensatz sieht, ändert sich dadurch nicht.
Wann nutze ich das?
- Für jede Information, damit der Schutzbedarf stimmt
Archivieren
Menü … > Archivieren
Du blendest einen Datensatz aus, den du nicht mehr brauchst, und schützt ihn vor Änderungen. Archivieren dürfen nur Key User und Admins.
Wann nutze ich das?
- Für veraltete oder doppelt angelegte Einträge, da Löschen nicht möglich ist
Einen Datensatz vertraulich machen
- Öffne den Datensatz, zum Beispiel ein Risiko oder einen Geschäftsprozess.
- Klicke auf das Menü ….
- Wähle Als vertraulich markieren.
- Prüfe im Bereich Personen, ob alle Personen eingetragen sind, die weiter Zugriff brauchen. Trage sie bei Bedarf als Verantwortlich oder Beteiligte Person ein.
Mitarbeitende, siehst du einen vertraulichen Datensatz nur, solange du als Verantwortlich oder Beteiligte Person eingetragen bist. Entfernst du dich selbst aus dem Bereich Personen, verlierst du den Zugriff.Wer sieht vertrauliche Datensätze?
| Person | Sieht den Datensatz | Darf ihn bearbeiten |
|---|---|---|
Key User, Admin | ✓ | ✓ |
Rolle Mitarbeitende als Verantwortlich | ✓ | ✓ bearbeiten und verwalten |
Rolle Mitarbeitende als Beteiligte Person | ✓ | ✓ bearbeiten, nicht verwalten |
Alle anderen mit Rolle Mitarbeitende | – | – |
Was Unberechtigte stattdessen sehen
Für Personen ohne Zugriff ist ein vertraulicher Datensatz unsichtbar. Er taucht nirgends auf:
- nicht in Listen und in der Suche
- nicht im Aktivitätsverlauf und in den Dashboards
- nicht unter Nächste Schritte und in KI-Vorschlägen
- nicht bei Dokumenten und Abhängigkeiten
Öffnet jemand ohne Berechtigung einen direkten Link auf den Datensatz, meldet das System, dass er nicht gefunden wurde. So verrät nicht einmal der Link, dass es den Eintrag gibt.
Mitarbeitende hat, zählt nur die Datensätze, die er oder sie sehen darf.Vertrauliche Datensätze wiederfinden
Als Key User oder Admin behältst du den Überblick mit dem Filter Vertraulich. Du findest ihn in jeder Liste über Filter. Der Filter erscheint anschließend als Filter-Chip, und du kannst die gefilterte Ansicht als Link teilen.
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