Dein Start mit dem VorgangsmanagementBegriffe, Vorlagen und Antworten für deine ersten Schritte. |
Hier findest du alles, was du für den Einstieg brauchst: die wichtigsten Begriffe zum Zurechtfinden, Vorlagen, mit denen du in wenigen Minuten echte Inhalte im System hast, und Antworten auf die Fragen, die am Anfang am häufigsten auftauchen. Einen Überblick über das Vorgangsmanagement bekommst du auf der Seite Vorgangsmanagement in Ariadne.
Kurz erklärt: die wichtigsten Begriffe
Wenn du das Vorgangsmanagement zum ersten Mal öffnest, helfen dir diese Begriffe beim Zurechtfinden.
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Ein erster Einblick in 2 Minuten
Klick dich einmal durch und sieh, wie das Vorgangsmanagement aussieht.
So startest du in drei Schritten
Vom ersten Team bis zum Überblick über alles, was offen ist.
1 Team anlegen Für jedes Thema gibt es ein eigenes Team, zum Beispiel für Audits oder für Risiken und Chancen. Euer Key User legt das Team an. Danach ladet ihr die Kolleg:innen ein und wählt die Vorgangstypen aus, die ihr braucht. | → | 2 Vorgang anlegen Leg einen eigenen Vorgang an, mit verantwortlicher Person und Termin. Du hast schon Listen in Excel oder willst unsere Vorlage nutzen? Dann importier sie ganz einfach. | → | 3 Alles im Blick behalten Setz eine Wiedervorlage, dann wirst du rechtzeitig erinnert, auch per E-Mail. In den Ansichten filterst und sortierst du deine Listen so, dass du sofort siehst, was offen ist und was ansteht. |
Vorlagen zum Sofort-Loslegen
Lade dir eine Vorlage herunter, pass sie an und importiere sie. So hast du in wenigen Minuten echte Inhalte im System.
Audit Fragenkatalog ISO 9001, Systemaudit Fragenkatalog Datenschutzunterweisung Fragenkatalog Bestellprozess Leere Vorlage Fragenkatalog So importierst du einen Fragenkatalog: Auditvorlagen und Fragenkatalog | Risiko und Chance Beispiel-Risiken (Excel) Leere Import-Vorlage Risiken (Excel) Starter-Szenario Gefährdungsbeurteilung (PDF) So importierst du Risiken: Risiken exportieren und importieren |
Häufige Fragen
Ein Team oder mehrere?
Beides geht. Wir empfehlen ein Team pro Thema, zum Beispiel eins für Audits und eins für Risiken und Chancen. So bleibt jede Liste übersichtlich.
Mehr dazu: Team erstellen, bearbeiten und löschen
Ich kann kein Team anlegen. Warum?
Teams legt der Key User an. Alle anderen werden als Mitglied in ein Team eingeladen. Sprich am besten euren Key User an.
Mehr dazu: Teamfunktionen und Rollen im Vorgangsmanagement · Team erstellen, bearbeiten und löschen
Was mache ich mit den Demo-Vorgängen?
Schau sie dir an und probier damit aus. Bevor du richtig loslegst, lösch sie über das Drei-Punkte-Menü. Sie verschwinden nicht von selbst, auch nicht, wenn du einen Vorgangstyp abschaltest.
Mehr dazu: Einen Vorgang erstellen · Teamfunktionen und Rollen im Vorgangsmanagement
Warum sehen Kolleg:innen meinen Vorgang nicht?
Neue Vorgänge sind automatisch vertraulich. Dann sehen sie nur Inhaber und Bearbeiter des Teams, Gäste nicht. Prüf außerdem, ob die Kolleg:innen Mitglied im Team sind.
Mehr dazu: Rechte und Sichtbarkeiten im Vorgangsmanagement · Teamfunktionen und Rollen im Vorgangsmanagement
Kann ich meine Excel-Listen übernehmen?
Ja, für Auditfragen, Risiken, Chancen und Maßnahmen. Importieren können Inhaber und Bearbeiter des Teams. Die passenden Vorlagen findest du oben.
Mehr dazu: Auditvorlagen und Fragenkatalog · Risiken exportieren und importieren · Maßnahmen exportieren und importieren
Kann ich auch unterwegs etwas erfassen?
Ja. Fotos hängst du direkt am Vorgang an, Text sprichst du über das Mikrofon ein.
Mehr dazu: Dateianhänge und Verknüpfungen in einem Vorgang
Fragen zum Vorgangsmanagement? Schreib uns ein Ticket.
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